Primăria orașului Codru nu publică constant și în întregime informații despre procesul decizional. Pe site-ul primăriei lipsesc informații despre regulile interne privind procedurile de informare, consultare şi participare în procesul decizional, persoana responsabilă, programe de elaborare a proiectelor de decizii etc. Consultarea proiectelor de decizii și publicarea rezultatelor are loc parțial doar. De asemenea, nu se publică mereu și în termenul prevăzut de lege informațiile despre ședințele Consiliului, agenda, proiectele şi deciziile adoptate. Primăria plasează informațiile în formate greu accesibile, cu limbaj birocratic și securizează excesiv datele de interes public. 

Analizăm cum comunică primăria și prezentăm câteva recomandări despre cum poate fi îmbunătățit site-ul primăriei or. Codru, pentru a asigura transparența în procesul decizional. Recomandările se referă atât la aspecte obligatorii din punct de vedere legal, cât și la bune practici care facilitează interacțiunea cu cetățenii.

 

Procesul decizional și implicarea cetățenilor 

Potrivit unei hotărâri de Guvern, care explică cum trebuie să aibă loc procesul de consultare publică a deciziilor, site-urile primăriilor trebuie să conțină un compartiment dedicat transparenţei decizionale. Aici trebuie plasate mai multe informații care ar ajuta cetățenii să cunoască și să se implice în procesul decizional, cum ar fi:

1) regulile interne privind procedurile de informare, consultare şi participare în procesul decizional;

2) numele, funcţia şi numărul de contact al persoanei responsabile de procesul decizional;

3) programele trimestriale și anuale de elaborare a proiectelor de decizii, cu indicarea proiectelor care urmează a fi supuse obligatoriu consultării publice;

4) anunţurile privind iniţierea elaborării deciziei;

5) anunţurile privind retragerea unui proiect din procesul de elaborare;

6) anunţurile privind organizarea consultării publice;

7) proiectele de decizii şi materialele aferente acestora, precum şi deciziile adoptate;

8) rezultatele consultării publice (procese-verbale ale întrunirilor publice consultative, sinteza recomandărilor);

9) raportul anual al autorităţii publice privind transparenţa procesului decizional;

10) alte informaţii relevante.

O cerință similară este prevăzută și la pct.15.6 dintr-o altă hotărâre de Guvern care explică ce trebuie să conțină paginile oficiale ale autorităţilor administraţiei publice. 

Pe site-ul primăriei Codru, există un astfel de compartiment. Vom analiza dacă acesta conține informațiile sus-menționate.

Reguli interne, persoană responsabilă, programe – lipsesc

În compartiment, există o singură secțiune – Legislație, unde sunt enumerate câteva legi și hotărâri despre administrația publică locală. Totuși, aici cetățeanul nu se poate informa cum poate participa în procesul decizional, cine este persoana din cadrul primăriei responsabilă de acest proces, care proiecte și când urmează a fi supuse obligatoriu consultării publice.

Inițierea și retragerea proiectelor de decizii – lipsesc

La secțiunea Consultări publice sunt plasate mai multe anunțuri despre inițierea consultărilor pentru câteva proiecte de decizii, de exemplu proiectul de aprobare a PUZ-ului din str-la 2 Sihastrului 16, str. Grenoble 136 sau str. Potîrnichii. Prin aceste anunțuri, locuitorii sunt informați că deja au fost elaborate niște planuri urbanistice și proiecte de decizii pentru aprobarea lor și sunt invitați să se expună asupra acestora. Totuși, legea prevede că primăria trebuie să plaseze anunţuri privind iniţierea elaborării deciziei, adică să informeze locuitorii că, de exemplu, pentru o anumită zonă din localitate urmează să se elaboreze un plan urbanistic. Responsabilii de acest plan ar trebui să discute cu locuitorii din preajmă înainte de a-l elabora, să ceară opinia lor despre cum ar trebui să se dezvolte zona, ce le lipsește ș.a. Locuitorii direct afectați de o decizie trebuie implicați la etapa inițierii elaborării proiectului, și nu doar atunci când acesta deja e gata.

Referitor la retragerea proiectelor de decizii din procesul de elaborare, nu am găsit pe site niciun anunț în acest sens.

Consultarea proiectelor de decizii și publicarea rezultatelor – parțial

O dată elaborate, proiectele de decizii care pot avea impact social, economic sau de mediu trebuie consultate. De exemplu, trebuie consultat bugetul local, planurile urbanistice, proiectele de amenajare a spațiilor publice ș.a. Legea spune că anunţul despre consultările publice şi materialele aferente trebuie publicate cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de definitivarea proiectului de decizie, iar termenul de prezentare a recomandărilor trebuie să fie cel puţin 10 zile lucrătoare de la data mediatizării anunţului. Deci cetățenii trebuie să aibă la dispoziție minim 3 săptămâni pentru a analiza și minim 2 săptămâni pentru a se expune asupra unui proiect înainte ca acesta să fie aprobat.

Primăria trebuie să analizeze recomandările parvenite și să decidă dacă acceptă sau respinge fiecare recomandare în parte. În caz că o recomandare este respinsă, trebuie menționat motivul refuzului. Concluziile se sistematizează într-un tabel care trebuie publicat pe site, împreună cu procesul-verbal al întrunirilor publice consultative.

Pe site-ul primăriei, la secțiunea Transparență, sunt plasate mai multe anunțuri despre consultări publice. Primăria a anunțat despre consultări privind formarea unui teren, modificarea denumirii unor străzi, aprobarea unui plan urbanistic, bugetul local ș.a. În ultima perioadă, anunțurile respectă formatul și termenele prevăzute de lege.

Referitor la rezultatele consultărilor publice, am găsit pe site trei sinteze de la consultările privind bugetul local pentru 2022 și aprobarea unor planuri urbanistice. Două din acestea nu conțin procesele verbale, ci doar tabelul cu sinteza recomandărilor. La două din cele trei tabele nu este indicat dacă recomandările au fost acceptate sau respinse. Un singur tabel conține mențiuni despre aprobare sau respingere, însă lipsește argumentarea deciziei.

În concluzie, vedem că primăria, în ultima perioadă, încearcă să se conformeze legii, să publice informații despre consultările publice și rezultatele acestora. Totuși, consultările au loc sporadic, iar informația publicată nu este completă.

Ședințele Consiliului, agenda, proiectele şi deciziile adoptate – parțial

Pentru ca cetățenii să se poată implica în procesul decizional, este necesar ca aceștia să cunoască când și ce decizii urmează să fie analizate de consilieri. Legea spune că anunţul despre desfăşurarea şedinţei și ordinea de zi trebuie publicate cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte. Împreună cu acestea, trebuie publicate proiectele de decizii și materialele aferente, inclusiv sintezele și procesele verbale de la consultările publice.

Primăria orașului Codru publică anunțurile despre convocarea ședinței și ordinea de zi. Totuși, nu mereu respectă termenul de 3 zile lucrătoare. Mai mult, uneori anunțul se plasează chiar în ziua în care are loc ședința.

Proiectele de decizii nu se publică. Pe site-ul primăriei nu există o secțiune dedicată proiectelor de decizii. La căutarea pe site a cuvântului „proiecte”, găsim doar câteva proiecte pentru ședința din 21 decembrie 2021. Mai exact, doar 7 din cele 20 de proiecte de pe agendă. Astfel, în marea majoritate a cazurilor, cetățenii nu pot afla ce urmează să voteze consilierii la ședințe.

Doar o mică parte din decizii sunt publicate pe pagina web. Pe site există secțiunea Decizii. În 2021, primăria a publicat pe site doar 28 din 150 din decizii. Astfel, locuitorii nu pot găsi pe site toate deciziile adoptate de aleșii locali. Unica sursă rămâne Registrul de Stat al Actelor Locale, unde primăria publică toate deciziile. Aceasta însă nu este o resursă despre care cunosc toți locuitorii orașului.

Rapoarte despre transparenţa procesului decizional – se publică (deja)

Legea obligă primăriile să publice rapoarte anuale privind transparenţa în procesul decizional nu mai târziu de data de 31 martie a anului următor. Astfel, data limită pentru raportul din 2021 este 31 martie 2022. Acesta trebuie să conțină informații despre numărul de decizii adoptate și cum acestea au fost consultate.

Pe site-ul primăriei Codru sunt publicate rapoartele începând cu anul 2018. În iunie 2019, la solicitarea organizației noastre, primăria ne-a comunicat că nu pot prezenta Raportul pentru anul 2018 pentru că acesta nu era elaborat. Totuși, după o perioadă și un proces de judecată, primăria a început să publice regulat aceste rapoarte.

 

Informații despre consilieri

Pe pagina primăriei, locuitorii pot găsi doar numele consilierilor și partidele din care aceștia fac parte. Dacă însă vor să afle mai multe despre consilierii cărora le-au încredințat votul – cum îi pot contacta, orele de audiență, care sunt prioritățile sau domeniile în care se specializează, cum au ajutat alți locuitori să își rezolve problemele cu care s-au ciocnit, cum se descurcă în funcția de aleși locali – nu prea au cum.

 

Alte informații de interes public 

Există o serie de informații pe care primăriile care își doresc să comunice eficient cu cetățenii ar putea să le publice pe site, chiar dacă acestea nu sunt prevăzute expres de lege, cum ar fi:

• procesele-verbale ale ședințelor Consiliului;
• rapoartele de activitate ale primarului;
• rapoartele de activitate ale consilierilor sau fracțiunilor;
• documente strategice pentru localitate (de exemplu, Planul Urbanistic General) etc.

La moment, primăria Codru nu publică aceste informații.

 

Accesibilitatea informației

Plasarea pe site a documentelor nu înseamnă neapărat comunicare eficientă. Pentru ca locuitorii să fie cu adevărat informați și implicați, este important ca informația prezentată să fie accesibilă. Adică să fie în format și limbaj ușor de accesat și înțeles. 

Primăria Codru, la fel ca multe primării din țară, comite trei greșeli care împiedică cetățenii să se informeze adecvat:

1. Plasează informațiile în formate greu accesibile. Anunțurile despre ședințe, consultări publice, proiectele de decizii sunt documente scanate, care nu pot fi ușor găsite printr-o căutare pe site. Deseori, aceste documente sunt arhivate. 
2. Nu există o sistematizare clară a proiectelor de decizie sau a deciziilor adoptate. Cetățeanul nu poate afla etapa la care se află un proiect. Nu există o secțiune separată pentru proiectele de decizii. Acestea nu se publică în ordinea în care au fost înregistrate, cu indicarea autorului și etapei la care se află acesta – dacă a obținut avizele necesare, dacă a fost supus consultărilor publice și care au fost concluziile acestora, data ședinței la care urmează să fie examinat, dacă au fost aprobate sau respinse etc.
3. Utilizează limbaj birocratic. În proiecte de decizii, anunțuri despre ședințe sau consultări primăria nu comunică simplu și clar. Utilizează referințe și termeni juridici pe care majoritatea cetățenilor fie nu le cunosc.
4. Securizează excesiv datele de interes public. Sub pretextul protecției datelor cu caracter personal, deseori primăria ascunde informații importante precum numerele cadastrale ale terenurilor proprietate publică sau a terenurilor proprietate privată la care urmează să fie modificat codul urbanistic. Uneori, se hașurează numele primarului sau ale consilierilor locali.  

 

Interacțiunea cu APL

Pe lângă informare, primăria trebuie să asigure cetățenilor posibilitatea de a interacționa, adică să depună cereri pentru compensații, să scrie solicitări de informații sau să adreseze petiții. Primăria trebuie să ofere modele de cereri sau formulare tipizate, să indice o adresă la care pot fi expediate petițiile și alte modalități de a contacta și soluționa problemele cetățenilor. 

Pe site-ul primăriei Codru există rubrica Relații cu publicul – Întrebări. Aceasta însă nu este funcțională. Nu există formulare tipizate sau o modalitate clară și simplă de a interacționa cu primăria. La secțiunea Contacte sunt afișate mai multe numere de telefon și câteva adrese de email. Din experiența noastră și a urmăritorilor paginii noastre de Facebook, se întâmplă foarte rar ca la multe din aceste numere de contact să răspundă cineva.

Precizăm însă că la adresa de email cancelaria.primaria.codru@gmail.com, indicată la rubrica Contacte, aproape mereu primim răspuns.

 

Concluzii și recomandări

Primăria orașului Codru nu publică constant și în întregime informații despre procesul decizional. Totuși, observăm că în ultima perioadă există mai multe îmbunătățiri care ar putea ajuta cetățenii să se informeze și implice. Încurajăm primăria să comunice deschis și constant cu locuitorii prin diverse canale. Oferim mai jos câteva recomandări pentru a îmbunătăți comunicarea prin intermediul site-ului:

1. Plasarea informațiilor despre regulile interne privind procedurile de informare, consultare şi participare în procesul decizional; numele, prenumele, funcţia şi numărul de contact al persoanei responsabile de procesul decizional; programele (trimestriale/anuale) de elaborare a proiectelor de decizii, cu indicarea proiectelor care urmează a fi supuse obligatoriu consultării publice;
2. Informarea cetățenilor despre iniţierea elaborării deciziilor;
3. Consultarea constantă a proiectelor care pot avea impact social, economic sau de mediu cu publicarea rezultatelor consultărilor – procese-verbale și tabele de divergență argumentate;
4. Respectarea termenului de minim 3 zile lucrătoare pentru publicarea anunțului despre ședințele consiliului;
5. Publicarea proiectelor de decizii de pe ordinea de zi a ședințelor consiliului cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de ședință;
6. Publicarea tuturor deciziilor adoptate de aleșii locali;
7. Publicarea informațiilor despre aleșii locali – biografia, CV-uri, date de contact, ore de audiență etc.;
8. Publicarea altor informații de interes public – procese-verbale ale ședințelor Consiliului; rapoarte de activitate ale primarului; rapoartele de activitate ale consilierilor; documente strategice pentru localitate (de exemplu Planul Urbanistic General) etc;
9. Plasarea informațiilor într-un format accesibil, limbaj clar și fără securizare excesivă;
10. Asigurarea modalităților de interacțiune cu primăria – adresarea de întrebări, solicitări de prestare a anumitor servicii, înaintarea petițiilor ș.a.

Transparența și comunicarea constantă poate construi încredere între cetățeni și autorități, astfel ca aceștia să colaboreze și să identifice împreună soluții la problemele prioritare. Primăria trebuie să depună efort pentru a asigura transparența și dialogul, iar cetățenii – să urmărească activitatea aleșilor și să contribuie a dezvoltarea localității. 

Înțelegem că implementarea recomandărilor sus-menționate necesită timp și resurse suplimentare, pe care deseori primăriile nu le au. Acestea însă ar putea colabora cu cetățenii și cetățenele active, organizațiile non-guvernamentale, partenerii de dezvoltare și alți actori care ar putea să ofere suport pentru a asigura transparență în procesul decizional, utilizarea banilor publici și activitatea generală a instituției. Un oraș bun este un efort comun.